Архив

Запись в архив происходит при создании документа или из меню «Документы» в окне «Заполнение». Включить/отключить запись в архив можно в настройках проекта, см. меню «Документы/Параметры» в окне «Заполнение».

Заполнить поля окна «Заполнение» можно данными из любой записи архива. Данные можно получить из архива любого проекта, если есть одинаковые названия меток. Кроме того, по кнопке «Создать документ» сразу создается документ, используя данные архивной записи. Сортировка позволяет вывести архивные записи по алфавиту названий или по дате создания.

Поле «Заметка» (под списком с флажками) позволяет вставить комментарии для любой записи архива, например, для выставленного счета, это может быть: "оплачено 12.05.16". Затем эту заметку можно испльзовать для отбора записей.

Фильтр позволяет фильтровать записи по названию, дате, содержанию заметки и по значению метки.

Дополнительно можно выполнить экспорт всех записей с их данными в Excel с учетом фильтра. Затем этот файл можно использовать для мультизаполнения, если необходимо массово распечатать документы из архива. Файл для мультизаполнения можно использовать как есть или можно предварительно отредактировать данные.

 Флажками можно указать конкретные поля для заполнения.

При клике на имени пользователя, создавшего запись, выводится список созданных документов.

 - в проводнике открывается копия папки с текущей записью архива.

 - копируются файлы и папки из архива в рабочую папку созданных документов. После чего в окне "Заполнение" их можно печатать, просматривать и отправлять по почте. Если в записи архива документов нет, то кнопка неактивна. Файлы документов автоматически копируются в архив, если в настройках проекта установлен флажок "автоматически сохранять в архив созданные документы и данные".

Меню «Записи».

Показать все записи с этим именем – в списке остаются записи с именем текущей записи.. Если удерживать Shift, то поиск будет производится в найденном ранее списке.

Показать все записи на эту дату – в списке остаются записи с датой текущей записи. Если удерживать Shift, то поиск будет производится в найденном ранее списке.

Удалить запись – удаление текущей записи.

Копировать/переместить/удалить – открывается окно для копирования или перемещения записей в указанном диапазоне дат в заданную папку, а также  удаление записей в выбранном диапазоне дат.

Указать папку архива – в список выводятся записи архива из указанной папки, обычно это папки после копирования или перемещения записей.

Показать архив текущего проекта – если выводятся записи архива для нетекущего проекта, то эта команда возвращает архив текущего проекта.

Открыть корневую папку архива – в проводнике открывается общая папка для всех записей архива (только для пользователя с правами редактирования архива).

Работа с фильтром.

В поле "Название записи архива" можно использовать специальный исключающий знак "!".

Например, если ввести "!иванов", то будут найдены все записи, в названиях которых нет слова "иванов".

     В поле "Найти заметки/значения метки" можно использовать следующие специальные знаки:

"*" - найти все заполненные заметки/метки;

"!*" - найти все пустые заметки/метки;

"=" - найти точное совпадение заметки/метки с текстом, введенным после знака "=";

"!" - найти все заметки/метки, в которых не встречается текст, введенный после знака "!";

"!!" - найти все заметки/метки, включая пустые, в которых не встречается текст, введенный после знаков "!!".

Возможны сочетания специальных знаков: "!=" или "!!=" - точное исключение.

Примечание. По умолчанию запись в архиве имеет имя в виде: имя пользователя, дата и время. Чтобы конкретизировать запись, к ее имени можно добавить содержание любого заполняемого поля. Для этого в настройках проекта необходимо указать метку этого поля в параметре "Метка для названия архива".

 Примечание. В поля дат можно вводить 1, 01, 0101, 010116 - после нажатия кнопки "Применить" значение будет дополнено текущим месяцем и годом и преобразовано в формат дд.мм.гггг.

 Примечание. Если в настройках проекта для архива указать папку связанную с облачным хранилищем, например используя приложение-клиент от Mail.Ru, Яндекс.Диск, Dropbox и им подобных сервисов, то папка станет доступной через интернет для любых пользователей имеющих доступ к облаку. Также можно указать общую папку в локальной сети, что позволит получить доступ к ней нескольким пользователям.