База файлов данных

База файлов данных (БФД) используется для быстрого заполнения документов наборами данных из заранее заполненных файлов Excel, например, это могут быть реквизиты клиентов, реквизиты товаров, данные сотрудников с их фото и т. д. БФД может быть многоуровневой и представляет собой структуру папок и Excel файлы.

Окно БФД может автоматически выводится:
 · при открытии окна "Заполнение" (для заполнения полей меток);
 · перед созданием документов, после нажатия кнопки "Создать" (для замены меток непосредственно в документах).

Автоматический вывод окна БФД задается в настройках параметров проекта. Вручную окно БФД можно вызвать для заполнения полей или редактирования из меню "Автозаполнение" в окне "Заполнение". Редактировать БФД можно также из меню "Шаблоны - База файлов данных" в главном окне. Для редактирования БФД, пользователь должен получить на это права у администратора.

Например, для получения реквизитов сотрудников в корневой папке БФД можно создать вложенные папки, где первый уровень папок это названия регионов, второй уровень папок - тип организаций, третьим уровнем будет названия файлов Excel с названиями организаций, четвертым уровнем будет название листов Excel с названиями подразделений, пятым уровнем будет колонка, помеченная марекром "#" с названием отделов, шестой, это колонка помеченная маркером "*" с ФИО сотрудника. В остальных колонках листа будут записаны реквизиты сотрудников с названиями колонок соответствующих названиям меток проекта.

 Окно БФД

Используя меню «Файл», в структуру БФД можно вставить шаблон Excel файла для заполнения полей меток, а также шаблон для заполнения строк таблицы (если в проекте есть таблицы). Кроме того, в структуру БФД можно вставить уже существующий Excel файл.

 Excel файл

Данные в листе Excel могут иметь несколько уровней выбора. Названия колонок указываются в первой строке. Уровни задаются в колонках, имеющих вначале названия маркер "#", например, "#Отдел". Максимальное число уровней 10. Вначале в списке выбора окна БФД выводится первый уровень, затем, после выбора первого уровня раскрывается второй уровень и т. д. Названием самих строк данных (значок зеленый прямоугольник), которые пользователь выбирает для вставки, является или последний уровень с маркером "#" или колонка с маркером "*". Колонок с маркером "*" может быть несколько, в этом случае в названии конечного уровня, их значения объединяются через запятую. Если маркеры не заданы, то названием строк данных (последний уровень выбора) является первая колонка. Название колонки должно совпадать с названием метки в проекте, тогда в метку или ее поле будет записано значением ячейки из выбранной строки Excel.
Примечание. Для колонок с маркером "*" можно дополнительно отменить сортировку при выводе последнего уровня, если после названия колонки записать знак тильды,  например "*ФИО~". Если колонок с маркером "*" несколько, то сортировка отменяется, если хоть одна колонка имеет название оканчивающееся на знак тильды.
Примечание. Если создать служебную колонку с именем "SetImgColor", то строки данных в дереве БФД можно помечать прямоугольником разного цвета, указав номера цвета: 0 (пустая ячейка) - зеленый, 1 - красный, 2 - синий, 3 - черный, 4 - желтый.
Цвет в БФД

В ячейках Excel, где размещены данные, для флажков используйте значение 1 или 0. Если метка должна быть заменена пустым значением, то вместо текста замены запишите "#no#".

Для записи в метки таблиц, значения ячеек таблицы необходимо разделять тегом "<td>", а строки тегом  "<tr>", например "1<td>10<tr>5<td>15". Для пропуска ячейки вместо значения вставьте "#no#", в этом случае ячейка таблицы не будет изменена.

Можно создать общую БФД для всех проектов и указать в настройках проекта ее автоматический вывод.

Вначале выводится окно выбора из БФД для всех проектов (если есть и задан вывод), затем окно для выбора из базы файлов для текущего проекта. Если корневые или начальные папки БФД пустые, то окно выбора не выводится.

Обычно, при вставке данных из БФД непосредственно в документ, названия колонок в файле Excel содержатся только в метках шаблонов документов, но если имя метки задано и в проекте, то значение для заполнения берется из БФД.

Если в таблицах Excel используются внешние данные, например, из MS Access, MSSQL, MYSQL или других баз или файлов, то для того чтобы данные обновились, необходимо в меню выбрать пункт "Обновить связи во всех файлах Excel".

Данными из БФД можно заполнять строки таблиц, если это указано в настройках метки типа "таблица" и был добавлен в БФД Excel файл с метками колонок таблицы.

Меню «Файл»

 Menu

Создать папку – создается папка внутри выделенной в списке папки.

Добавить существующий Excel файл – открывается диалог «Открыть файл» и в текущую папку вставляется выбранный файл. Обычно, это файл для замены меток непосредственно в шаблоне документа перед созданием документов - метки указанные в Excel находятся только в шаблоне.

Создать и открыть шаблон Excel файла – создается Excel файл с названиями колонок соответствующих названию меток текущего проекта. Этот файл можно использовать для заполнения полей меток в окне «Заполнение». Если выбран вариант «для заполнения таблицы», то будет создан файл с метками колонок выбранной таблицы. Этот файл можно использовать для заполнения строк таблицы. Файлы нужно заполнить данными для вставки.

Переименовать – переименовывается выделенная папка или файл Excel.

Открыть файл – открывается для редактирования выделенный Excel файл.

Открыть в Проводнике – открывается корневая папка в Проводнике.

Обновить список – обновляется список дерева. Обычно, список необходимо обновить после редактирования файла Excel и изменения в нем уровней выбора (колонок с маркером # и *).

Удалить – удаляется папка или файл Excel.

Обновить связи во всех файлах Excel – обновляются внешние данные в файлах Excel. Это необходимо, если в таблицах Excel используются внешние данные, например, из MS Access, MSSQL, MYSQL или других баз или файлов. Для того чтобы данные в Excel обновились после изменения их в источнике, необходимо в меню выбрать этот пункт.

Список картинок проекта – открывается окно для создания списка картинок используемых в проекте. Картинки из этого списка можно вставлять непосредственно в документ, вставлять в виде меток в формулы или в файлы Excel (автозаполнение, БФД).

Связь с нами

Есть вопросы?

  • Автоматизация заполнения документов
  • Автоматическое заполнение документов docwebservice
To Top